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【初心者】プレゼンテーションで気をつける3つのこと【誰でも出来る】

本記事の信頼性

Nakamura(@nkmr_dai

筆者は、勤め先で 様々な部署の業務効率化を促進しています。
具体的には、自動化ツールを作成/導入することを 日々対応しています。

対象の部門長向けにプレゼンテーションを行い、承認を経てから導入していくのですが、
その時に学んだ プレゼンで大切なことを紹介したく、本記事を作成するに至りました。

先に申し上げますが、本記事で伝えたいことは 「高度なこと」でも「今までになかった」ことでもありません。
むしろ、こんな程度かと思われることもあると思います。

ですが、何度もプレゼンを重ねるうちに気づいたのです。
本記事で紹介する3つの考え方、これが一番大切なんだと。

気づかされた出来事

筆者は、勤め先のIT企業では、様々な部署の業務効率化を促進しています。
具体的には、自動化ツールを作成/導入することを 日々対応しています。

実際に、自動化ツールを導入するフェーズでは、
対象の部門長向けにプレゼンテーションを行い、承認を経てから導入していくのですが、
部門長がGoサインを出したところで
実際に導入する現場の人間からも賛同をもらえなければ導入が進まないのが現実です。

なぜこのような現象が起きるかというと、
多くの部門の作業は「見える化」が出来ていないからです。

「見える化」が完璧に出来ていれば、そのプロセスを自動化すれば良いだけですので、
現場からの協力は不要となりますが、現実はそうはなりません。

大概は、精度の低いマニュアルが存在するか、マニュアルすら存在しないこともザラです。

そうなってくると、自動化ツールの精度をあげるために、
現場 従業員の脳内マニュアルを引き出す必要性が出てくるわけで、
現場の人間からも賛同をもらえなければ 導入が進まない、につながるわけです。

しかしながら、現場の人間は 長年その業務を通じて給料をもらっているので変化を拒絶します。

部門長が承認しているのに、現場は拒絶してしまう

この問題は、
部門長が「数字(利益)」を重視し、
現場が「今(生活)」を大切にしていることから起きる乖離で、
部門長への承認プレゼンから根本的に変えなければならないことを気づかされたキッカケとなりました。

プレゼンで大切なこと(結論)

答えを先に述べると、プレゼンにおいて大切なことは3つです。

大切なこと

①相手の立場にたっているかどうか
②プレゼンが「腹落ち」させる内容か
③自分の言葉=自分の想いが込められているか

①相手の立場にたっているかどうか

プレゼンってそもそも何なのか。

答えは簡単で、例えば、あなたが友人から相談を受けた時にアドバイスを求められたとします。
その時に、相手の立場を想像して、「自分だったらこうする」とアドバイスをすると思います。

プレゼンとは、つまりこういうことです。

相手の立場を考えた上で、自分の言葉で 相手にアドバイスをする行為プレゼンなのです。

社会人になると様々な人物が登場するために、八方美人的な資料/結論となり、
結局 誰のためのプレゼン=アドバイスだったのか 不明瞭になりがちです。

言い換えれば、血の通っていないアドバイスなのです。
僕だったら、そんなアドバイスで、現場の運用を変えようとは思えません。

僕は『部門長(決裁権限保有者)』の立場には立てていたものの、
『現場』の立場を完全に無視していたことが失敗でした。

②プレゼンが「腹落ち」させる内容か

「腹落ち」はとても大切なことで、頭ごなしに 命令しても 腹落ちできる理由とセットでなければ人は動きません

僕の失敗は目線が 『現場』の人に立てていなかったことだけではなく、
現場の人に「腹落ち」させる内容をプレゼンで伝えられなかったことにもあります。

生活残業に勤しむ従業員は除外しますが、
多くの従業員にヒアリングしたら「この煩雑な業務から開放されたい」というものでした。

『現場』の目線に立ち、
煩雑な事務仕事を自動化で安易化することで長時間労働から開放してハッピーにしたい。
そして 効率化による創出時間で スキル向上の時間に割いてもらい能力向上の時間にあててもらいたい。
結果として、部門全体の効率化が促進されるため部門長には、自動化ツールの導入承認をお願いしたい。

このことを伝えられず、現場への腹落ち感をもたせられなかったことが失敗です。

現場への腹落ち感が無ければ自動化ツールの導入は不可能です。

③自分の言葉=自分の想いが込められているか

「腹落ち」させる内容を用意出来ても、その言葉に熱量が無ければ、その想いは届きません。

これは「何を言うか」ではなく、「誰が言うか」に通じるものです。

例えば、料理がうまくなりたい人にアドバイスを送る時、
料理がうまい友人多くの努力を重ねた一流料理人同じ助言を送ったとして、
アドバイスの重みがあるのは 一流料理人の方だと思います。

これは、プレゼンでも同じことが言え、
僕たちは 多くの努力を重ねた一流料理人に近づく努力をしなければなりません。

プレゼンにおける努力とは、
自分で考えて・考え抜いて回答を出し、自分の言葉にしてプレゼンをすることです。

自分の言葉=自分の想いが込められたプレゼンであれば、アドバイスに重みがうまれ、言葉の熱量に繋がります。
同じ内容でも、熱量のないプレゼン熱量のあるプレゼンは、受け取り手の重みが違います

多くの人は、この観点が抜け落ちていると思っています。

手垢のついた八方美人的な言葉では、人は動かないと思います。
少なくとも僕は動けません。

人は合理性だけではなく、時には 熱量のこもった言葉に 背中を押され動くのです。

この観点をプレゼンで実践するのは、時間の制約も存在するため、
意外と難しいのですが、自動化ツール導入プレゼンで「現場」を動かすタメに痛感された内容となり、
今では これを実践するようになり 円滑に業務効率化を促進させることが出来るようになりました。

編集後記

大切なので繰り返しますが、プレゼンってそもそも何なのか。

例えば、あなたが友人から相談を受けアドバイスを求められた時、
相手の立場を想像して、「自分だったらこうする」とアドバイスをすると思います。
プレゼンとは、つまりこういうことで、
相手の立場を考えた上で、自分の言葉で 相手にアドバイスをする行為プレゼンです。

そのために必要な観点を 本記事では ご紹介させていただきました。

社会人になるとプレゼンの機会が多く訪れます。
ですが、本記事で紹介した観点を持っていない人が多くいるのも現実です。

少しでも本記事、読者のプレゼンの悩みを解消できたのであれば幸いです。

末筆とはなりますが、長文である本記事をここまで読んでいただきありがとうございました。
今後ともNakamuraBlogをよろしくお願いいたします。

でわでわ。




  • この記事を書いた人

Nakamura(nkmr)

ブロガー│NakamuraBlog(ナカログ)運営 [月1.5万PV]│ 【経歴】IT会社に新卒入社 ▶︎ 通用しない ▶︎ プログラミングに出会う ▶︎ 年間1億円以上のコスト削減プログラムを開発 ▶︎ 会社賞受賞 ▶︎ 少しでも世の中の苦しんでる私と似た人に役に立てればと思いブログを開設。 ● 文系がプログラムと出会って会社員人生が変わった人。 ● 2020年より「嫁を置いて1人旅」の旅動画を投稿開始。

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